Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungskosten anlässlich einer Geschäftsreise (gestaffelt nach Abwesenheitszeiten) pauschal erstatten. Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung, sind die Verpflegungspauschalen um 20% für ein Frühstück und um jeweils 40% für ein Mittag- und Abendessen zu kürzen. Das entspricht bei Inlandreisen einer Kürzung um 5,60 € für ein Frühstück und jeweils 11,20 € für ein Mittag- und Abendessen. Diese pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 € vorzunehmen.
Eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, kann auch ein Imbiss sein, z. B. belegte Brötchen, Kuchen und Obst. Kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien und unbelegte Backwaren erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen daher nicht zu einer Kürzung der Pauschalen.
Ob es sich bei der zur Verfügung gestellten Mahlzeit um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt, hängt allein davon ab, zu welcher Zeit eine Mahlzeit üblicherweise eingenommen wird. Für die Kürzung der Verpflegungspauschalen spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit tatsächlich einnimmt oder ob die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der pauschale Kürzungsbetrag. Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt auch dann, wenn der Arbeitnehmer die Mahlzeit, die sein Arbeitgeber zur Verfügung stellt, nicht einnimmt. Wichtig! Die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung unterbleibt nur, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z. B. weil der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.
Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr auswärts bei verschiedenen Kunden tätig. In der Mittagspause kauft er sich eine Pizza und ein Wasser für 8 €. Da er mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, steht ihm eine Verpflegungspauschale von 14 € zu. Erstattet ihm der Arbeitgeber die Rechnung für die Pizza und das Wasser, kann der Arbeitnehmer nur noch eine gekürzte Verpflegungspauschale von 2,80 € (14 € -11,20 €) beanspruchen.
Bei der Hingabe von Essenmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers, handelt es sich nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.
Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind die an diese Arbeitnehmer ausgegebenen Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten. Der Ansatz des Sachbezugswerts setzt voraus, dass die übrigen Voraussetzungen dafür vorliegen.